W trakcie spotkania badacze z IBE przedstawili plany wykorzystania danych rejestrowych do badań nad sytuacją zawodową i edukacyjną absolwentów szkół ponadpodstawowych w Polsce. Podobne rozwiązania funkcjonują już w Finlandii i Estonii. Eksperci z Finnish Centre for Pensions oraz Tallinna Ülikool omówili sposoby wykorzystania danych administracyjnych dla badań naukowych i potrzeb polityk publicznych w ich krajach.
W Finlandii dane dotyczące podstawy naliczania emerytur (a więc dane o zarobkach i przepracowanym okresie) dostępne są w Finnish Centre for Pensions (FCfP), natomiast pozostałe dane rejestrowe przechowywane są w fińskim urzędzie statystycznym. W odróżnieniu od sytuacji, z jaką mamy do czynienia w Polsce, integralną częścią ustawowych zadań FCfP jest prowadzenie badań dotyczących wpływu zmian społecznych, gospodarczych i demograficznych na system ubezpieczeń społecznych i przedstawianie rekomendacji zmian prawnych regulujących kształt tego systemu. Doświadczenia fińskie wskazują, że wykorzystanie danych rejestrowych na potrzeby monitorowania polityk publicznych ma duży potencjał. Dobrą praktyką jest tworzenie niewielkich, dedykowanych i wyspecjalizowanych zespołów analitycznych, które pracują z danymi administracyjnymi z danego obszaru. Dla przykładu, w Finnish Centre for Pensions, na danych rejestrowych pracuje od lat 60. XX w. wyspecjalizowany dział badań i analiz. Ulokowanie jednostki odpowiedzialnej za analizę danych administracyjnych w strukturach instytucji odpowiedzialnej za dany obszar polityki publicznej gwarantuje wyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych, większą trafność i rzetelność wyników analiz oraz wyższy poziom zaufania decydentów do wyników takich analiz. Ponadto zapewnienie ciągłości instytucjonalnej takiego zespołu przynosi długofalowo korzystne efekty. Pozwala bowiem na efektywną i długookresową współpracę badaczy i przedstawicieli administracji publicznej odpowiedzialnych z kształtowanie polityk publicznych.
Podobne rozwiązania w zakresie wykorzystania danych rejestrowych do analiz prowadzonych na potrzeby realizacji polityk publicznych lub badań naukowych funkcjonują w Estonii. Tu jednak zarządzanie większością rejestrów państwowych, administrowanie nimi oraz udostępnianie danych powierzone zostało jednej instytucji – estońskiemu głównemu urzędowi statystycznemu. Taka koncentracja ułatwia wykorzystanie danych do analiz, a w szczególności łączenie ze sobą danych z różnych rejestrów. Z danych rejestrowych można korzystać do celów naukowych, przy czym dostęp do nich jest możliwy tylko w siedzibie estońskiego głównego urzędu statystycznego. Dane pozyskiwane z rejestrów, dotyczące losów zawodowych absolwentów oraz sytuacji zawodowej w poszczególnych branżach i zawodach wykorzystywane są w Estonii w ramach różnorodnych projektów, mających zarówno charakter akademicki, jak i skierowanych do szerokich grup odbiorców – np. dotyczących stworzenia aplikacji wspomagającej wybór kierunku kształcenia. W celu monitorowania losów edukacyjnych szkół zawodowych i wyższych wykorzystywane są dane administracyjne: estońskiego systemu informatycznego edukacji, danych podatkowych i informacji z rejestru państwowych służb zatrudnienia.
Ważnym pozytywnym skutkiem ubocznym tworzenia systemów monitorowania polityk publicznych opartych na danych administracyjnych jest tworzenie transparentnych i bezpiecznych kanałów udostępniania danych na potrzeby analiz i pracy naukowej. Doświadczenia fińskie, jak i estońskie wskazują, iż przy okazji wykorzystania danych administracyjnych na potrzeby monitorowania polityk powstają ‘standardowe’ zbiory danych, które po pseudoanonimizacji, przy zastosowaniu opracowanych w tym celu procedur, mogą być bezpiecznie udostępniane na potrzeby analiz naukowych. Zakres informacji dostępnych w zbiorach oraz szczegółowa dokumentacja metodologiczna są dostępne publicznie, co ułatwia naukowcom planowanie analiz z wykorzystaniem danych administracyjnych. W przypadkach niestandardowego zakresu danych, wyspecjalizowana komórka gestora danych może przygotować zbiór opracowany specjalnie na potrzeby danego projektu naukowego. Procedury udostępniania danych wymagają przedstawienia projektu badania naukowego, który jest oceniany przez radę naukową powołaną w instytucji, która jest gestorem danych. Rozwiązania te gwarantują poprawne i bezpieczne wykorzystanie danych administracyjnych dla celów badań naukowych.
